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Cómo conectar QuickBooks Online con ModusBill

Los despachos que llevan su contabilidad en QuickBooks terminan capturando la misma factura dos veces: una donde se registra el trabajo y otra donde vive la contabilidad. Conectar ambos sistemas lo evita. Las facturas, los clientes y los pagos creados en QuickBooks aparecen en ModusBill, los pagos recibidos en ModusBill se escriben de vuelta en QuickBooks sobre la misma factura y, si lo activa, las facturas que emite en ModusBill se registran en QuickBooks al enviarlas. Toma unos minutos y requiere un administrador en ModusBill y una cuenta que pueda aprobar el acceso de aplicaciones en QuickBooks.

En qué sentido se mueve cada cosa

Conviene leer esto antes que nada, porque define dónde hará su trabajo.

• Las facturas creadas en QuickBooks van a ModusBill. Aparecen aquí con sus líneas, su propio número y su cliente.
• Las facturas emitidas en ModusBill pueden registrarse en QuickBooks. Está desactivado hasta que usted lo active. A partir de entonces, cada factura se registra al enviarla. Vea Registrar las facturas que emite aquí.
• Los clientes van de QuickBooks a ModusBill. El cliente de una factura importada se vincula con un cliente existente o se crea. Al registrar una factura, su cliente se vincula con el cliente de QuickBooks del mismo nombre, o se crea allí.
• Los pagos van en ambos sentidos. Un pago registrado en QuickBooks llega a la factura aquí. Un pago registrado aquí, ya sea capturado a mano o cobrado con un enlace de tarjeta, se escribe en QuickBooks sobre la misma factura, sin importar qué sistema la creó.

El sistema que creó una factura conserva la última palabra sobre ella. Una factura creada en QuickBooks se modifica allí y no aquí: un importe o una línea que cambie en QuickBooks reemplaza lo que muestra ModusBill en la siguiente sincronización. De una factura emitida aquí y registrada en QuickBooks, el registro es ModusBill. Se registra una sola vez, y un cambio que haga aquí después no se envía, así que hágalo también en QuickBooks.

Antes de empezar

• QuickBooks Online. Los productos Desktop usan una interfaz distinta y no son compatibles.
• El módulo de QuickBooks activado para su despacho. Está apagado hasta que lo solicite: escriba a support@modusbill.com y lo habilitamos. No es una opción de autoservicio.
• Ser administrador del despacho en ModusBill.
• Un acceso a QuickBooks con permiso para aprobar el uso de aplicaciones de terceros en la empresa que quiere vincular.

Vincular la empresa

1. Abra la pantalla de QuickBooks. En ModusBill vaya a Administración y luego a QuickBooks Online, en https://app.modusbill.com/QuickBooks. Si la opción no aparece en el menú, el módulo todavía no está activado.
2. Pulse Conectar con QuickBooks. Se le envía a Intuit para iniciar sesión.
3. Elija la empresa. Intuit muestra las empresas a las que llega su acceso. Elija aquella cuya contabilidad quiere vincular y apruebe el acceso. ModusBill solo solicita datos contables; no pide identificarle.
4. Revise lo que quedó vinculado. Volverá a la pantalla de QuickBooks, que muestra el nombre de la empresa vinculada y su identificador. Compárelo con la empresa que quería elegir. Un despacho vincula una empresa, y vincular otra más adelante se rechaza en lugar de permitir que se mezclen dos contabilidades.

Traer lo que QuickBooks ya tiene

Conectar solo hace que los cambios futuros fluyan. Las facturas y los pagos que ya están en QuickBooks se traen aparte, desde la tarjeta Historial existente de esa misma pantalla. Elija los últimos dos años, que suele ser lo que un despacho todavía cobra y todavía le preguntan, o bien todo.

La importación avanza por páginas y muestra su progreso. Primero los clientes, luego las facturas y después los pagos, de modo que una factura nunca llega antes que el cliente al que pertenece. Salir de la página la pausa en lugar de perderla, y al volver continúa donde se detuvo. Ejecutarla una segunda vez es seguro: cada registro conserva el identificador del que proviene, así que se actualiza en lugar de duplicarse.

Registrar las facturas que emite aquí

Para los despachos que emiten sus facturas en ModusBill y las quieren en su contabilidad sin capturarlas dos veces. Se configura desde la tarjeta Facturas emitidas en ModusBill de la pantalla de QuickBooks.

1. Elija un producto o servicio para cada tipo de concepto. QuickBooks exige que cada línea de factura indique uno de sus productos o servicios, y ese producto o servicio determina en qué cuenta de ingresos se registra la venta. Pulse Elegir productos y servicios y elija uno para el tiempo por hora, las tarifas fijas, los anticipos y los gastos. Puede usar los que ya tiene, o crear otros nuevos desde aquí y elegir la cuenta de ingresos de cada uno. Solo se muestran servicios y productos no inventariables activos, porque registrar una factura con un producto de inventario lo descontaría de sus existencias.
2. Pulse Comenzar a registrar facturas. Desde ese momento, cada factura que envíe se registra. Las que ya había enviado se quedan como están: lo más probable es que ya estén en su contabilidad, y registrarlas de nuevo las contaría dos veces.
3. Envíe sus facturas como siempre. Marcar una factura como enviada y enviarla por correo cuentan, y también registrar un pago sobre una que sigue en borrador. Cada una llega a QuickBooks en pocos minutos, con el mismo número de factura que recibió su cliente.

Si QuickBooks ya tiene una factura con el mismo número, para el mismo cliente y por el mismo total, se vincula en lugar de registrarse otra vez. Eso cubre una factura que usted haya capturado a mano mientras se preparaba.

Una vez registrada, la factura no se vuelve a tocar. Un cambio que haga aquí después no se envía, así que hágalo también en QuickBooks. Anularla aquí la anula en QuickBooks. Anularla en QuickBooks no la anula aquí: la pantalla de QuickBooks le pide anularla en ModusBill, porque solo ModusBill puede liberar su tiempo y sus gastos para volver a facturarlos. Pulsar Dejar de registrar detiene el envío de facturas nuevas; las ya registradas no cambian.

Algunas facturas se rechazan en lugar de registrarse con cifras equivocadas, y cada rechazo aparece en la pantalla de QuickBooks con su motivo:

• Facturas con impuestos. QuickBooks calcula los impuestos por su cuenta, así que el total que registraría sería distinto del que recibió su cliente. Emita las facturas con impuestos en QuickBooks.
• Facturas con total negativo. Regístrelas en QuickBooks como notas de crédito.
• Números de factura de más de 21 caracteres, que QuickBooks no acepta.
• Un número que QuickBooks ya usa para otro cliente u otro importe. Cambie el número de una de las dos y vuelva a intentarlo.

Si QuickBooks agrega algo a una factura al recibirla, normalmente impuestos que calcula automáticamente, la factura queda vinculada pero aparece en la lista para que la revise.

Con qué rapidez llegan los cambios

QuickBooks avisa a ModusBill cuando algo cambia, normalmente en uno o dos minutos, y ModusBill actúa unos minutos después. Así, una factura creada en QuickBooks suele aparecer aquí en unos cinco minutos. El botón Sincronizar ahora de la pantalla de QuickBooks lo hace de inmediato si prefiere no esperar.

Los pagos registrados en ModusBill, y las facturas que se registran desde él, llegan a QuickBooks con el mismo ritmo, y Sincronizar ahora los envía al instante.

Qué no hace

Conviene decirlo con claridad, porque cada punto es algo razonable de esperar.

• No es contabilidad. ModusBill no registra en el libro mayor, no genera balanzas de comprobación ni prepara declaraciones. QuickBooks sigue siendo su sistema contable; esto conecta la facturación con él.
• Una factura registrada no se mantiene sincronizada. Se registra una sola vez. Mantener sincronizadas las dos copias de una factura después de enviarla obligaría a decidir, cada vez, qué cambio prevalece, y no hay una buena respuesta para eso.
• Las facturas en otra moneda se omiten. ModusBill registra una sola moneda por despacho, así que una factura en una moneda distinta a la de su empresa se omite con una nota en lugar de importarse como una cifra que no se puede comparar con el resto.
• Las facturas importadas no se asocian a un asunto ni a un encargo. QuickBooks no tiene un equivalente, e inventarlo archivaría cada factura importada bajo algo que nadie abrió.
• Las eliminaciones nunca se replican. Una factura de QuickBooks que se elimina o se anula allí se anula aquí y se conserva, junto con su historial. Un cliente eliminado allí se desactiva aquí, no se borra.

Si algo no funciona

• Dos clientes se llaman igual. ModusBill no adivina a cuál corresponde un cliente de QuickBooks, porque fusionar las cuentas por cobrar de dos clientes no se puede deshacer. Se detiene y pregunta: elija el correcto en la pantalla de QuickBooks o cree un cliente nuevo. Lo mismo ocurre en el otro sentido: dos clientes con el mismo nombre nunca se registran en un mismo cliente de QuickBooks, así que cambie el nombre de uno de ellos.
• No se puede crear un cliente en QuickBooks. QuickBooks comparte los nombres entre clientes, proveedores y empleados, incluidos los inactivos. Si alguno de ellos ya tiene el nombre de su cliente, cambie el nombre de uno de los dos y vuelva a intentarlo.
• Un número de factura ya está en uso. Su factura 1037 y la 1037 de QuickBooks pueden coexistir. La importada recibe un sufijo para que el original siga siendo legible, y su secuencia de numeración no se toca.
• No llega nada. Pulse Sincronizar ahora. Si indica que no hay nada pendiente, QuickBooks no nos ha avisado del cambio; la importación de historial lo traerá.
• La pantalla pide volver a conectar. QuickBooks solicita el consentimiento de nuevo cada cien días aproximadamente, y un despacho en el que nadie entra durante ese tiempo vuelve desconectado. Al reconectar se restablece y no se pierde nada de lo ya importado.
• Algo no se pudo sincronizar. Los fallos en cualquiera de los dos sentidos se listan en la pantalla de QuickBooks con el motivo y, cuando QuickBooks la dio, su propia referencia. Corrija la causa y pulse Reintentar, o pulse Descartar si algo no debe enviarse en absoluto. Nada se reintenta en silencio, así que todo lo que aparezca en esa lista espera a una persona.

Desconectar

Desconectar detiene el flujo y conserva todo lo ya traído. Cada cliente, factura y pago importado guarda una nota de su origen, de modo que volver a conectar la misma empresa más adelante los reconoce en lugar de importar una segunda copia de todo. Si estaba registrando facturas, esa opción también se conserva: las facturas que envíe mientras esté desconectado se registran al volver a conectar la misma empresa.