Guías · Contabilidad de fideicomiso

¿Qué es la conciliación de fideicomiso a tres bandas?

La conciliación a tres bandas es la verificación mensual de que tres cifras coinciden: el saldo del estado de cuenta bancario IOLTA, el saldo del libro de fideicomiso del propio bufete (el saldo contable) y el total de los libros individuales de cada cliente. Cuando las tres cuadran, el bufete puede demostrar que el dinero en el banco es exactamente el dinero que custodia para sus clientes, cliente por cliente. La mayoría de las normas de los colegios de abogados estatales la exigen cada mes, y es lo primero que pide una auditoría de fideicomiso.

Las tres partes

El estado de cuenta bancario. Lo que el banco dice que había en la cuenta en la fecha del estado. Es la evidencia externa; el bufete no puede cambiarla.

El saldo contable. El saldo corriente que el bufete lleva para toda la cuenta de fideicomiso: cada depósito y cada desembolso que ha registrado, lo haya procesado el banco o no. Entre ambos están las diferencias de tiempo: un cheque emitido que aún no se ha cobrado (cheque en circulación) o un depósito hecho después del corte del estado (depósito en tránsito).

Los libros de clientes. Un libro por cliente y, donde el bufete separa los fondos de un asunto, uno por asunto. Cada uno muestra lo que el bufete custodia para ese cliente ahora mismo. Sumados deben ser iguales al saldo contable, porque la cuenta de fideicomiso no contiene más que dinero de clientes.

Por qué "a tres bandas" y no a dos

Conciliar el banco con el libro detecta errores aritméticos y de registro, como cualquier conciliación bancaria. No detecta el error que más importa en un fideicomiso: pagar el gasto de un cliente con los fondos de otro. El saldo contable sigue correcto, el banco coincide con él, y el libro de un cliente ha quedado en negativo sin que nadie lo note. Solo la tercera parte —la suma de los libros de clientes, revisada libro por libro— lo expone. Por eso una conciliación a dos bandas no basta para una cuenta de fideicomiso y por eso las normas exigen tres.

Qué debe mostrar una conciliación terminada

• La fecha del estado de cuenta y su saldo final.
• Cada cheque en circulación y cada depósito en tránsito, uno por uno, con fechas y montos.
• El saldo bancario ajustado: saldo del estado más depósitos en tránsito menos cheques en circulación.
• El saldo contable en la misma fecha.
• Una lista de todos los libros de clientes con su saldo, y el total.
• Las tres cifras una junto a otra, y quién completó la conciliación y cuándo.

Conserve el registro terminado. Una conciliación que solo existe en el recuerdo de alguien de haberla hecho, a efectos de auditoría, no está hecha.

Cuando las cifras no cuadran

No las fuerce. Las causas habituales, por orden de frecuencia: un depósito o desembolso registrado al cliente equivocado, una comisión bancaria cargada a la cuenta de fideicomiso (que nunca debería ocurrir y debe reembolsarse desde la cuenta operativa), un dígito traspuesto, un cheque registrado dos veces, o una transferencia de honorarios anotada en los libros pero nunca movida en el banco. Si la diferencia no puede resolverse a la fecha del estado, registre la conciliación con la variación y una explicación escrita, y resuélvala el mes siguiente. Una variación honesta con una nota es defendible; una conciliación ajustada hasta que coincida no lo es.

Cómo lo hace ModusBill

ModusBill impide por construcción que las tres partes se separen. El saldo contable no es una cifra aparte: el saldo de la cuenta de fideicomiso es la suma de sus libros de clientes. Un libro de cliente nunca puede quedar en negativo, porque un desembolso que lo sobregiraría se rechaza en el momento de registrarlo. Cada asiento se anexa y nunca se edita; una corrección es un asiento de reverso junto al original. La pantalla de conciliación enumera las transferencias de honorarios registradas pero aún no movidas en el banco como la diferencia conciliatoria que son, toma el saldo del estado y las partidas pendientes, calcula la cifra ajustada y guarda un registro imprimible al completarse — con una variación y una nota si esa es la verdad del mes.