Guías · Facturación electrónica

LEDES 1998B explicado: qué debe contener una factura electrónica

LEDES 1998B es el formato de factura en texto plano que la mayoría de los departamentos legales corporativos y las aseguradoras exigen a sus abogados externos. Es un archivo delimitado por barras verticales con una línea por cada honorario o gasto, y cada línea lleva el mismo conjunto fijo de campos: quién es el cliente, qué asunto, quién hizo el trabajo, en qué fecha, cuánto tiempo, a qué tarifa y —la parte que suele fallar— códigos UTBMS estandarizados que indican qué tipo de trabajo fue. Un archivo con un código faltante o un profesional no reconocido es rechazado por el sistema de facturación electrónica del cliente antes de que un humano llegue a leer la descripción.

Qué es el formato

LEDES significa Legal Electronic Data Exchange Standard. La revisión 1998B es la más antigua todavía en uso generalizado y la que la mayoría de los proveedores de facturación electrónica aceptan por defecto. El archivo comienza con una línea de encabezado que nombra el formato, seguida de una línea con los nombres de los campos y luego una línea de datos por cada partida. Los campos se separan con el carácter de barra vertical y cada línea termina con []. Las fechas se escriben como AAAAMMDD y los montos sin símbolos de moneda. Hay exactamente una factura por archivo.

Los campos que el cliente revisa primero

• CLIENT_ID: el identificador que el cliente usa para sí mismo, emitido por su departamento legal. No es su número de cliente.
• LAW_FIRM_ID: el identificador que el cliente asignó a su bufete, normalmente un número fiscal o de proveedor.
• LAW_FIRM_MATTER_ID y CLIENT_MATTER_ID: su número de asunto y la referencia del cliente para el mismo asunto. Ambos son obligatorios, y el del cliente debe coincidir exactamente con sus registros.
• TIMEKEEPER_ID, TIMEKEEPER_NAME y TIMEKEEPER_CLASSIFICATION: quién hizo el trabajo, con una clasificación como PT (socio), AS (asociado) o PL (asistente legal). Los clientes preaprueban profesionales y rechazan líneas de cualquiera que no esté en la lista.
• EXP/FEE/INV_ADJ_TYPE: si la línea es un honorario (F), un gasto (E) o un ajuste a nivel de factura.
• LINE_ITEM_TASK_CODE y LINE_ITEM_ACTIVITY_CODE en líneas de honorarios; LINE_ITEM_EXPENSE_CODE en líneas de gasto.
• LINE_ITEM_NUMBER_OF_UNITS, LINE_ITEM_UNIT_COST, LINE_ITEM_TOTAL y el total de la factura, que deben cuadrar.

Los códigos UTBMS en un párrafo

El Uniform Task-Based Management System asigna un código a cada pieza de trabajo legal. Los códigos de tarea describen la fase (L110 investigación de hechos, L310 discovery escrito, L450 juicio); los códigos de actividad describen qué se hizo dentro de ella (A101 planificar y preparar, A103 redactar, A104 revisar); los códigos de gasto describen desembolsos (E101 copias, E112 tasas judiciales, E119 peritos). Una línea de honorarios necesita un código de tarea y uno de actividad, y ningún código de gasto. Una línea de gasto necesita un código de gasto y ninguno de los otros. Mezclarlos es la razón más común por la que se rebota un archivo.

Por qué "casi bien" se rechaza

Los sistemas de facturación electrónica validan mecánicamente. Un código de tarea en blanco, un ID de profesional que no coincide con la lista aprobada, un ID de asunto del cliente con una errata, una línea de honorarios con código de gasto, o totales de línea que no suman el total de la factura: cada uno hace fallar el archivo completo. El rechazo suele llegar días después, cuando la factura se daba por enviada, y el plazo de pago vuelve a empezar cuando se acepta un archivo corregido. El costo de un error LEDES se mide en semanas de flujo de caja.

Producir un archivo que pase

Capture los códigos cuando se registra el trabajo, no cuando vence la factura: el profesional sabe ese mismo día si la hora fue redacción o revisión; nadie lo recuerda un mes después. Mantenga los identificadores del cliente en los registros de cliente y asunto, y los ID y clasificaciones de los profesionales en las personas, para que cada exportación salga del mismo lugar. Valide antes de producir el archivo y lea la lista de lo que falta mientras los registros aún pueden corregirse.

Cómo lo hace ModusBill

ModusBill guarda los identificadores LEDES donde corresponden —el ID del cliente en el cliente, los dos ID de asunto en el asunto, el ID y la clasificación del profesional en el miembro del bufete— y los códigos UTBMS de tarea y actividad en cada registro de tiempo y tarifa fija, y los códigos de gasto en cada gasto. En la página de la factura, un panel de preparación enumera cada campo que fallaría, línea por línea, antes de que el archivo exista; cuando está limpio, el archivo LEDES 1998B se genera desde la misma factura que el cliente vería impresa, así que las dos no pueden discrepar. La exportación LEDES está incluida en todos los niveles.