Guías · Facturación

Tarifa fija, por hora o anticipo: cómo cobran los bufetes y cómo contabilizan cada modalidad

Los bufetes cobran por su trabajo de tres maneras. La facturación por hora cobra el tiempo realmente dedicado a una tarifa acordada. La tarifa fija cobra un precio cerrado por un alcance definido, sin importar las horas que tome. El anticipo es dinero que el cliente paga por adelantado, se custodia en fideicomiso y se va aplicando a medida que se factura el trabajo. Se diferencian menos en cómo se ve la factura que en dónde está el dinero antes de devengarse y en cuándo pasa a ser del bufete — y un mismo asunto puede usar las tres.

Por hora

Cada profesional registra tiempo en el asunto con una tarifa, una fecha y una descripción que el cliente leerá. Al facturar, los registros se revisan —un socio de facturación puede reducir horas antes de facturarlas, dejando el registro original— y luego se llevan a una factura. El bufete devenga el honorario al emitir la factura; el cliente lo debe desde la fecha de vencimiento. Nada queda en fideicomiso salvo que el cliente también haya pagado un anticipo.

Dónde falla: tiempo registrado semanas después de memoria, tarifas que difieren entre la carta de encargo y el sistema, y reducciones hechas editando el registro del profesional de modo que nadie puede ver qué se recortó.

Tarifa fija

Cliente y bufete acuerdan un precio por una pieza de trabajo: una constitución de sociedad, un testamento sencillo, una presentación no contenciosa. El honorario se factura como una sola línea, y el tiempo puede seguir registrándose internamente para saber si el precio fue correcto. Cuándo se devenga depende de la jurisdicción y de la carta de encargo: en algunas la tarifa fija se considera devengada al recibirla y puede ir a la cuenta operativa; en otras debe custodiarse en fideicomiso hasta terminar el trabajo o alcanzar hitos. La carta de encargo debe decir cuál, y la contabilidad debe seguirla.

Dónde falla: una tarifa fija depositada en la cuenta operativa en una jurisdicción que exige custodiarla en fideicomiso hasta devengarla, y ampliaciones de alcance facturadas como horas extra que el cliente nunca aceptó.

Anticipo

Un anticipo pagado por adelantado para trabajo futuro es dinero del cliente hasta que se devenga. Se deposita en la cuenta de fideicomiso IOLTA del bufete en un libro a nombre del cliente y, a medida que se emiten facturas, los montos devengados se transfieren de ese libro a la cuenta operativa y se registran como pagos sobre la factura. Un anticipo permanente se repone cuando baja de un mínimo; lo que queda al final se reembolsa. Un anticipo "puro" o general que paga solo por disponibilidad es otra cosa y se devenga al recibirlo, pero es más raro de lo que el nombre sugiere.

Dónde falla: transferir antes de facturar, transferir cifras redondas, o dejar que el libro quede en negativo pagando costos de un cliente con el depósito de otro. Vea la guía sobre anticipos para el ciclo completo.

Un asunto, tres modalidades

Un asunto litigioso puede llevar una tarifa fija por los escritos iniciales, trabajo por hora a partir de ahí, tasas judiciales y la factura de un perito como gastos trasladados, todo financiado con un anticipo que el cliente repuso al inicio. La factura debe mostrar cada cosa en su propia línea —la tarifa fija, cada registro de tiempo con horas y tarifa, cada gasto con su concepto—, sumarlas, y después mostrar el anticipo aplicado como pago, dejando el saldo que el cliente realmente debe. Dos sistemas, uno para honorarios y otro para fideicomiso, es la forma en que los bufetes terminan con una factura y un libro que no coinciden.

Cómo lo hace ModusBill

Un asunto en ModusBill tiene un tipo de facturación, pero cualquier asunto puede llevar registros de tiempo, tarifas fijas y gastos a la vez, y una sola factura recoge los que estén sin facturar. El tiempo se registra con la tarifa que aplica y el área de facturación puede revisarlo conservando el original. Las tarifas fijas y los gastos son líneas con sus propios códigos UTBMS. Los anticipos están en el libro de fideicomiso del cliente y se aplican a la factura como un pago que debita el libro en la misma acción. La factura que recibe el cliente enumera las líneas, el total, el anticipo aplicado y el saldo pendiente, y puede pagarse en línea desde un enlace seguro.