Guías · Contabilidad de fideicomiso

Cómo funcionan los anticipos en una cuenta de fideicomiso IOLTA

Un anticipo pagado por adelantado es dinero del cliente, no del bufete, hasta que el bufete lo ha devengado haciendo el trabajo. Por eso se deposita en la cuenta de fideicomiso IOLTA del bufete y no en su cuenta operativa, por eso se registra en un libro a nombre del cliente, y por eso el bufete solo puede sacarlo —hacia sí mismo contra una factura por trabajo realizado, o de vuelta al cliente— dejando constancia de cada paso. Con la secuencia correcta, un anticipo es contabilidad de rutina. Con la secuencia equivocada, es mezcla de fondos o apropiación indebida, los dos hallazgos que terminan carreras.

El ciclo de vida

1. Depósito. El cheque, la transferencia o el pago con tarjeta del cliente entra en la cuenta de fideicomiso y se registra un depósito en el libro de ese cliente por el monto completo, con la fecha en que llegó. Si un procesador de tarjetas descuenta su comisión del depósito, el libro queda corto por esa comisión y se le ha cobrado al cliente un costo del bufete; un procesador usado para fideicomiso debe liquidar el monto completo y cobrar su comisión de la cuenta operativa.

2. Trabajo y factura. El bufete registra tiempo, tarifas fijas y gastos en el asunto como de costumbre y emite una factura. Todavía no se ha movido nada: la factura es una declaración de lo devengado, y el anticipo sigue siendo del cliente.

3. Transferencia de honorarios. Con la factura emitida (y, según la jurisdicción y la carta de encargo, después de que el cliente haya sido notificado), el monto devengado se transfiere del libro de fideicomiso del cliente a la cuenta operativa del bufete y se registra como un pago sobre la factura. Ocurren dos cosas a la vez y deben registrarse juntas: el libro baja, el monto pagado de la factura sube. Solo se mueve lo devengado, y nunca más de lo que el libro tiene.

4. Mover el dinero. Registrar la transferencia y hacerla en el banco son actos distintos. Hasta que la transferencia bancaria se hace, los fondos siguen físicamente en el fideicomiso mientras los libros dicen que salieron: una diferencia conciliatoria cada mes hasta que se resuelve y, si se deja el tiempo suficiente, dinero propio del bufete dentro de la cuenta de fideicomiso de los clientes.

5. Reponer o reembolsar. Un anticipo permanente lo repone el cliente cuando baja de un mínimo acordado, lo cual es otro depósito. Cuando el asunto termina, lo que queda es del cliente y se le reembolsa desde el fideicomiso; nunca pasa a ser del bufete por defecto.

Reglas que se derivan de "es dinero del cliente"

• Un libro por cliente, para que siempre se sepa de quién es cada dinero. Libros separados por asunto cuando los fondos no deben mezclarse entre asuntos de un mismo cliente.
• Un libro nunca baja de cero. Un libro de cliente en negativo significa que se gastó dinero de otro cliente.
• Los asientos nunca se editan ni se eliminan. Un error se corrige con un asiento de reverso, dejando ambos visibles.
• Cada movimiento registra quién lo hizo, cuándo, para qué cliente y asunto, y contra qué factura si aplica.
• La cuenta se concilia a tres bandas cada mes: estado bancario, saldo contable, suma de libros de clientes.

Los errores que se convierten en quejas

Depositar un anticipo en la cuenta operativa "por ahora". Transferir honorarios antes de que exista la factura. Transferir una cifra redonda en lugar del monto facturado. Pagar una tasa judicial del cliente A desde la cuenta cuando solo hay fondos del cliente B. Dejar que las comisiones bancarias se carguen al fideicomiso. Llevar el libro en una hoja de cálculo que cualquiera puede sobrescribir. Cada uno es común, y cada uno queda a la vista en cuanto se hace correctamente una conciliación a tres bandas.

Cómo lo hace ModusBill

En ModusBill un anticipo vive en el libro de fideicomiso del cliente desde el día en que se deposita. Aplicarlo a una factura es una sola acción que debita el libro y registra el pago juntos, rechaza cualquier monto que el libro no tenga y marca el asiento con la factura que pagó. La transferencia de honorarios aparece después en el panel de fideicomiso como dinero pendiente de mover en el banco hasta que alguien registra que se movió, de modo que la diferencia conciliatoria siempre está a la vista. Anular la factura revierte la transferencia y devuelve los fondos exactamente al libro del que salieron. Cada asiento es solo de anexión y el estado de cuenta del libro del cliente puede imprimirse cuando se necesite.